Blog · 6 dk okuma
Teklif, proforma ve fatura: hangisi ne zaman?
Müşteri “bir fiyat çıkar” dediğinde gönderdiğiniz belgenin adı önemlidir. Teklif, proforma ve fatura birbirine benzer görünür ama işlevleri ve hukuki sonuçları farklıdır. Yanlış belgeyi göndermek hem müşteride kafa karışıklığı yaratır hem de muhasebede sorun çıkarabilir.
Teklif: “Bu işi bu fiyata yaparım” önerisi
Teklif, belirli bir iş veya ürün için fiyat ve şartları bildirdiğiniz öneridir. Kalemler, miktarlar, birim fiyatlar, KDV, toplam ve geçerlilik tarihi içerir. Müşteri kabul ettiğinde taraflar arasında bir anlaşmanın temeli olur.
Türk Borçlar Kanunu'na göre süre belirterek öneride bulunan kişi, bu sürenin sonuna kadar önerisiyle bağlıdır. Yani teklifinize “30 gün geçerlidir” yazdıysanız, bu süre içinde müşteri kabul ederse aynı fiyattan işi yapmanız beklenir. Bu yüzden geçerlilik süresi bilinçli seçilmelidir.
Proforma fatura: ön fatura, ama fatura değil
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen ve “satış olursa faturanın böyle olacağını” gösteren bir belgedir. Genellikle ithalat-ihracatta, akreditif ve gümrük işlemlerinde, kamu kurumlarına veya ödeme onayı için belge isteyen firmalara gönderilir.
Proforma faturanın vergi açısından bir hükmü yoktur: deftere kaydedilmez, KDV doğurmaz, gider olarak yazılamaz. Biçim olarak faturaya benzediği için müşteri bazen onu gerçek fatura sanar; bu nedenle üzerinde “Proforma” ibaresinin açıkça görünmesi gerekir.
Fatura: satışın resmî belgesi
Fatura, mal teslim edildiğinde veya hizmet yapıldığında düzenlenen, vergi mevzuatına tabi resmî belgedir. Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, teslim veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bugün çoğu işletme e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanır.
Fatura bir öneri değil, gerçekleşmiş bir satışın kaydıdır. Müşteriye “bu işin fiyatı nedir?” sorusunun cevabı olarak fatura gönderilmez.
Kısaca karşılaştırma
- Ne zaman? Teklif: iş öncesi · Proforma: satış öncesi, çoğunlukla resmî işlem için · Fatura: teslim veya hizmet sonrası
- Bağlayıcı mı? Teklif: geçerlilik süresi boyunca öneren tarafı bağlar · Proforma: bilgi amaçlıdır · Fatura: resmî kayıttır
- Muhasebeye girer mi? Teklif: hayır · Proforma: hayır · Fatura: evet
- Kim kullanır? Teklif: hemen her esnaf ve hizmet işletmesi · Proforma: ihracat, kamu ihaleleri, kurumsal satın alma · Fatura: satış yapan herkes
Doğru sıralama nasıl olmalı?
- Müşteri fiyat ister → teklif gönderirsiniz
- Müşteri kabul eder → iş planlanır; gerekiyorsa kapora alınır
- Müşterinin bankası veya kurumu belge isterse → proforma düzenlenir
- İş biter veya mal teslim edilir → fatura kesilir
- Kapsam değişirse → önce revize teklif, sonra fatura
Sık yapılan hata: teklifi fatura gibi göstermek
Bazı işletmeler teklifi fatura şablonuyla hazırlar. Bu, müşterinin belgeyi ödeme talebi sanmasına, hatta muhasebecisine iletmesine yol açabilir. Teklifinizin başlığında açıkça “TEKLİF” yazsın ve altında “Bu belge fatura yerine geçmez” notu bulunsun. QuoteNod'da hazırlanan her belgede bu not otomatik olarak yer alır.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura ile ödeme alınabilir mi?
Müşteri proformaya göre ödeme yapabilir (özellikle peşin ödemeli dış ticarette), ancak ödeme alındıktan sonra yine de gerçek fatura düzenlenmesi gerekir.
Teklifi kabul edilen işin faturasını kesmek zorunda mıyım?
Evet. Kabul edilen teklif anlaşmanın içeriğini gösterir; satışın resmî kaydı faturadır.
Bu yazı hukuki tavsiye midir?
Hayır. Genel bilgi amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.